Pflege und Weiterentwicklung Ihres Qualitätsmanagementsystems
DIN EN ISO 9001:2015 legt natürlich einen starken Schwerpunkt auf die Erfüllung von Kundenanforderungen. Indem Sie Ihre Prozesse nach den Anforderungen der Norm ausrichten, stellen Sie sicher, dass Ihre Produkte und Dienstleistungen den Erwartungen Ihrer Kunden entsprechen. Dies führt zu höherer Kundenzufriedenheit und langfristiger Kundenbindung. Nachfolgend geben wir Ihnen einige Gründe, warum Ihre Zeit und Ihre Anstrengungen für die Pflege und Weiterentwicklung Ihres QMS sinnvoll investiert sind:
1. Kontinuierliche Verbesserung
Ein zentraler Grundsatz von ISO 9001:2015 ist die kontinuierliche Verbesserung. Durch die regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung Ihres QMS können Sie Prozesse identifizieren, die verbessert werden können, und Maßnahmen ergreifen, um Effizienz und Leistung zu steigern. Dies führt zu einer ständigen Optimierung der Betriebsabläufe und trägt zur Wettbewerbsfähigkeit bei.
2. Umgang mit Chancen und Risiken
ISO 9001:2015 fordert Organisationen auf, Risiken und Chancen zu identifizieren und entsprechende Maßnahmen zu ergreifen. Ein gut gepflegtes QMS unterstützt Sie dabei, potenzielle Risiken frühzeitig zu erkennen und zu bewerten, um Auswirkungen auf die Qualität ihrer Produkte und Dienstleistungen zu minimieren. Ein funktionierendes Risikomanagement trägt zur langfristigen Stabilität und Resilienz Ihres Unternehmens bei.
3. Einheitliche Abläufe
Durch die Implementierung eines QMS nach ISO 9001:2015 können Organisationen einheitliche Arbeitsabläufe etablieren, die es ermöglichen, dass alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die gleichen Standards und Verfahren befolgen. Dies fördert die Effizienz, reduziert Fehler und führt zu einer konsistenten Qualität in allen Bereichen der Organisation.
4. Rechtskonformität
Die Einhaltung gesetzlicher und regulatorischer Anforderungen ist für Organisationen unerlässlich. Ein gut gepflegtes QMS hilft dabei sicherzustellen, dass alle relevanten Vorschriften und Standards eingehalten werden. Durch die regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung des QMS gewährleisten Unternehmen, dass sie stets den rechtlichen Anforderungen gerecht werden. Das ist besonders auch aus Sicht der Geschäftsleitung bedeutsam, weil dadurch die eigene Haftung reduziert wird.
5. Zeichen für Qualität und Glaubwürdigkeit
Die Zertifizierung nach ISO 9001:2015 ist ein Zeichen für Qualität und Glaubwürdigkeit. Durch die Pflege und Weiterentwicklung Ihres QMS können Sie Ihr Engagement für Qualität und Kundenzufriedenheit demonstrieren. Dies kann das Vertrauen von Kunden, Lieferanten und anderen Stakeholdern stärken und zu einem positiven Image der Organisation beitragen.
Insgesamt ist die Pflege und Weiterentwicklung eines QMS nach ISO 9001:2015 für Unternehmen von entscheidender Bedeutung, um Qualität zu gewährleisten, Effizienz zu steigern, Risiken zu minimieren und langfristigen Erfolg sicherzustellen. Indem Sie und Ihr Team sich kontinuierlich bemühen, Ihr QMS zu verbessern und anzupassen, können Sie sich ständig wandelnden Herausforderungen stellen und Ihre Wettbewerbsfähigkeit stärken. Gleichzeitig muss Ihr QMS regelmäßig überprüft und - bei Bedarf - angepasst werden, um sicherzustellen, dass es den sich ändernden Anforderungen Ihres Unternehmens und den externen Kontexten entspricht. Änderungen bei Geschäftsprozessen, der Organisationsstruktur, Kundenanforderungen, rechtlichen Anforderungen und anderen relevanten Faktoren erfordern in aller Regel auch Anpassungen im QMS.
Unserer Erfahrung nach sollten Sie dabei folgende Punkte beachten:
1. Dokumentation und Aufrechterhaltung des QMS
Die Norm verpflichtet Unternehmen dazu, dass alle erforderlichen dokumentierten Informationen (z. B. Prozessbeschreibungen, Verfahrensanweisungen und mitgeltende Unterlagen) gemäß den Anforderungen von ISO 9001:2015 erstellt, aktualisiert und aufrechterhalten werden. Führen Sie Ergänzungen, Aktualisierungen und Anpassungen immer zeitnah durch. Eine „Hauruck“-Aktion kurz vor dem Audit ist meist nicht nur sehr mühsam, fehleranfällig und fällt auch Auditoren auf. Der größte Nachteil ist, dass Sie dann längere Zeit mit veralteten Dokumenten arbeiten. Die Bedeutung von zeitnahen Updates kann die Unternehmensleitung hervorheben und mit gutem Beispiel vorangehen, indem z. B. sie das Management Review immer sehr zeitnah (mindestens einmal jährlich; idealerweise quartalsmäßig) erstellt und mit den Mitarbeitenden kommuniziert.
2. Schulung und Kompetenzentwicklung
Nur wenn Ihre Belegschaft über die erforderlichen Fähigkeiten und Kenntnisse verfügt, kann sie das QMS effektiv umsetzen und aufrechterhalten. Es ist daher unbedingt erforderlich, dass Schulungen und Schulungsprogramme entwickelt und implementiert werden, in denen allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter das erforderliche Wissen vermittelt wird. Die Dokumentation des Wissenstransfers und eine angemessene Wirksamkeitskontrolle sind ebenfalls erforderlich. Das trifft auch auf weitere Betriebsbereiche zu (z. B. bei Sicherheitsschulungen), so dass es sich anbietet, einen integrierten Schulungs- und Dokumentationsprozess zu entwickeln.
3. Interne Audits
Interne Audits sind ein wesentlicher Bestandteil der Pflege eines QMS. Organisationen müssen regelmäßig interne Audits durchführen, um die Wirksamkeit ihres QMS zu überprüfen und die Konformität mit den Anforderungen von ISO 9001:2015 festzustellen. Die Ergebnisse der internen Audits werden dokumentiert und Abweichungen identifiziert, um Korrekturmaßnahmen zu ergreifen. Nutzen Sie diese Chance, die Prozesse, Informationen, Anweisungen, etc. in Ihrem QMS laufend systematisch zu beurteilen und Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren. Eine offene Fehlerkultur ist dabei definitiv hilfreich.
4. Kontinuierliche Verbesserung aktiv fördern
In Organisationen, in denen eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung herrscht, finden Weiterentwicklungen und Optimierungen (von Abläufen, Produkten oder Dienstleistungen, usw.) automatisch statt. Mitarbeitende auf allen Ebenen der Organisation sollten ermutigt werden, Verbesserungsvorschläge einzureichen, Probleme zu melden und an Projekten zur Prozessverbesserung teilzunehmen. Durch die Implementierung von Verbesserungsmaßnahmen können Sie die Effizienz steigern, Fehler reduzieren und die Kundenzufriedenheit erhöhen.
5. Managementbewertung sinnvoll durchführen
Die oberste Führungsebene (Leitung) der Organisation muss regelmäßig Managementbewertungen (Synonym: Management-Review) durchführen, um die Leistung des QMS zu bewerten und zu überprüfen. Während der Managementbewertung werden Ergebnisse von internen Audits, Kundenfeedback, Leistungsindikatoren und andere relevante Informationen betrachtet, um die Effektivität des QMS zu beurteilen und strategische Entscheidungen zu treffen.
Neben der eigentlichen Bewertung empfehlen wir, dass Sie die Managementbewertung nutzen, um mit Ihrem Team offen über die Vorteile und den Nutzen Ihres QMS zu sprechen und Anregungen entgegenzunehmen, in welchen Bereichen Verbesserungsmöglichkeiten bestehen. Die regelmäßige Kommunikation von wichtigen Zielen (KPIs) an die relevanten Mitarbeitergruppen kann dabei helfen, eine Identifikation mit diesen Zielen - mindestens aber eine Kenntnis - zu schaffen.
6. Umgang mit Abweichungen und Korrekturmaßnahmen
Organisationen müssen einen formalen Prozess für den Umgang mit Abweichungen und die Umsetzung von Korrekturmaßnahmen etablieren. Wenn Abweichungen von den QMS-Anforderungen identifiziert werden, müssen geeignete Korrekturmaßnahmen ergriffen werden, um die Abweichungen zu analysieren, die Ursachen zu beseitigen und die Wiederholung zu verhindern. Die Wirksamkeit der Korrekturmaßnahmen wird überwacht und bewertet.
Gerne unterstützen wir Sie bei der Weiterentwicklung Ihres Qualitätsmanagementsystems. Rufen Sie uns dazu einfach an oder nehmen Kontakt per E-Mail auf!