Welche Rolle spielt der PDCA-Zyklus bei Managementsystemen?

 

Der PDCA-Zyklus (Akronym für Plan, Do, Check, Act), auch als Zyklus der kontinuierlichen Verbesserung bezeichnet oder nach seinem Entwickler als Deming-Zyklus bekannt, ist das fundamentale Konzept im Management. Dieser Zyklus spielt daher auch die entscheidende Rolle in der Struktur von Managementsystemen nach DIN EN ISO. Nachfolgend erläutern wir den Ablauf und die Ziele des PDCA-Zyklus und nennen die entsprechenden Kapitel-Nummern in der Norm.

Plan (Planen) - Kapitel 6

  • Identifizierung von Geschäftszielen und Prozessen
  • Festlegung von Zielen und Maßnahmen zur Erreichung dieser Ziele
  • Planung von Ressourcen und Verantwortlichkeiten
  • Risiko-/Chancenanalyse und Entwicklung von entsprechenden Strategien zur Vermeidung bzw. Nutzung

Do (Umsetzen) - Kapitel 7 + 8

  • Implementierung der zuvor geplanten Maßnahmen
  • Schulung der Mitarbeiter, um sicherzustellen, dass sie mit den Änderungen vertraut sind
  • Sammlung von Daten und Informationen für die Überwachung
  • Dokumentation von Prozessen und Verfahren

Check (Überwachen) - Kapitel 9

  • Erfassung und Analyse von Daten, um die Leistung zu überwachen
  • Vergleich der Ergebnisse mit den geplanten Zielen und Bewertung von Daten und Informationen, um festzustellen, ob die Implementierung erfolgreich war
  • Identifikation von Abweichungen und Chancen zur Verbesserung

Act (Anpassen) - Kapitel 10

  • Bei Bedarf Anpassung von Prozessen und Maßnahmen. Wenn Fehler auftreten, müssen diese abgestellt werden und die Fehlerursache muss analysiert werden
  • Implementierung von Verbesserungen auf der Grundlage der Überprüfungsergebnisse
  • Aktualisierung von Schulungen und Kommunikation, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten informiert sind
  • Dokumentation von Lernerfahrungen für zukünftige Verbesserungen

Führung (Querschnittsfunktion) - Kapitel 5

Das Verhalten der Führung (oberste Unternehmensleitung) ist entscheidend für die Implementierung und Aufrechterhaltung eines effektiven Qualitätsmanagementsystems, das Kundenorientierung und kontinuierliche Verbesserung fördert. Zu den Kernaufgaben gehören:

 

  • Festlegung der Qualitätspolitik und der Qualitätsziele für das QMS und Abstimmung mit dem strategischen Kontext der Organisation. 
  • Bereitstellung aller notwendigen Ressourcen für das QMS und Übernahme der Gesamtverantwortung für die Wirksamkeit des QMS. 
  • Ernennung von einem (oder mehreren) Verantwortlichen für das QMS.
  • Festlegung und Kommunikation von Verantwortlichkeiten und Befugnisse für relevante Rollen im Unternehmen. 
  • Entwickelung, Überprüfung und Aktualisierung einer konsistenten Qualitätspolitik.
  • Sicherstellen, dass die Qualitätspolitik im gesamten Unternehmen kommuniziert, verstanden und angewendet wird.
  • Sicherstellen, dass die Kundenanforderungen bestimmt und erfüllt werden, um die Kundenzufriedenheit zu erhöhen.
  • Förderung der Kundenorientierung auf allen Ebenen der Organisation.
  • Förderung einer Kultur, die die Bedeutung
    • der Erfüllung von (Kunden-) Anforderungen
    • eines offenen Umgangs mit Fehlern
    • von kontinuierlicher Verbesserung anerkennt.
  • Förderung des prozessorientierten Ansatzes und des risikobasierten Denkens.
  • Identifikation von Risiken sowie Chancen und Ergreifen von Maßnahmen zum Umgang damit. 

Letztendlich ist es die Aufgabe der Unternehmensführung sicherzustellen, dass die gewünschten Ergebnisse des QMS erreicht werden. Die Führung wird dabei von Verantwortlichen für das QMS unterstützt, die in dieser Funktion nur weisungsgebunden gegenüber der Führung sind.

 

Ziele des PDCA-Zyklus

 

Kontinuierliche Verbesserung fördern

Der PDCA-Zyklus hat das Hauptziel, die Qualität von Produkten, Prozessen und Dienstleistungen kontinuierlich zu verbessern. Dies geschieht durch wiederholte Planung, Umsetzung, Überwachung und Anpassung.

Effektive Problemlösung ermöglichen

Der Zyklus bietet eine strukturierte Methode zur Identifizierung und Lösung von Problemen. Durch die iterative Natur des PDCA-Zyklus können Unternehmen ihre Prozesse ständig anpassen, um auf auftretende Herausforderungen zu reagieren.

Risikomanagement verbessern

Der PDCA-Zyklus ermöglicht es Unternehmen, ihre Risikomanagementprozesse zu stärken, indem sie systematisch potenzielle Risiken analysieren, Maßnahmen implementieren und die Wirksamkeit dieser Maßnahmen überwachen.

Klare Kommunikation sicherstellen

Der Zyklus sorgt für eine klare Kommunikation auf allen Ebenen des Unternehmens. Dies trägt dazu bei, dass Mitarbeiter auf dem gleichen Stand sind, Verantwortlichkeiten klar sind und alle in Richtung gemeinsamer Qualitätsziele arbeiten.

Eindeutige Strukturen und Verantwortlichkeiten schaffen

Die Umsetzung des PDCA-Zyklus fördert die Festlegung klarer Ziele, Verantwortlichkeiten und Prozesse, um eine effektive Umsetzung zu gewährleisten.

Dieser zyklische Prozess wird kontinuierlich wiederholt, wobei jede Iteration auf den Ergebnissen der vorherigen basiert. Der PDCA-Zyklus fördert die Agilität und Anpassungsfähigkeit von Managementsystemen, um die sich ändernden Anforderungen und Ziele eines Unternehmens abzubilden. Die klare Struktur des PDCA-Zyklus ermöglicht es Unternehmen, systematisch ihre Prozesse zu verbessern und ihre Qualitäts- und Leistungsziele zu erreichen.