Was sind Key Performance Indicators (KPIs) und wofür werden sie verwendet?
Key Performance Indicators (KPIs) sind entscheidende Messgrößen, die einem Unternehmen dabei helfen, den Fortschritt bei der Erreichung der strategischen Ziele zu überwachen und zu bewerten. Im Rahmen von Managementsystemen spielen KPIs eine zentrale Rolle, um die Effektivität und Effizienz der Qualitätsprozesse zu messen und kontinuierlich zu verbessern:
1. Leistungsbewertung
KPIs ermöglichen eine objektive Bewertung der Leistung in Bezug auf Qualitätsziele und -anforderungen und Aussagen zur Veränderung der Leistung im zeitlichen Vergleich.
2. Entscheidungsfindung
Basierend auf KPIs können fundierte Entscheidungen zur Prozessoptimierung und Ressourcenallokation getroffen werden.
3. Kontinuierliche Verbesserung
KPIs bieten die Grundlage für die Identifizierung von Verbesserungspotenzialen und die Umsetzung von Maßnahmen zur kontinuierlichen Weiterentwicklung
4. Transparenz und Kommunikation
Die interne Kommunikation von ausgewählten KPIs hilft den Mitarbeitern, die Resultate ihrer Arbeit in einem größeren Kontext zu sehen und dadurch besser einzuschätzen. Ein transparenter Umgang mit KPIs stärkt das Vertrauen, wenn die Kennzahlen z. B. quartalsweise durch die jeweiligen Führungskräfte in Abteilungsbesprechungen erläutert werden.
Beispiele für sinnvolle KPIs
Kundenzufriedenheitsindex
Definition: Gemessene Kundenzufriedenheit anhand von Umfragen oder Rückmeldungen.
Ziel: Kontinuierliche Steigerung der Kundenzufriedenheit.
Lieferzuverlässigkeit
Definition: Anteil der pünktlichen Lieferungen im Verhältnis zu den Gesamtlieferungen.
Ziel: Erhöhung der Lieferzuverlässigkeit zur Erfüllung von Kundenanforderungen.
Unfallquote
Definition: Maß für die Häufigkeit von (meldepflichtigen) Arbeitsunfällen.
Ziel: Erkennen von Gefährdungsschwerpunkten bzw. häufigen Unfallursachen und Ergreifen von Gegenmaßnahmen.
Fluktuationsrate
Definition: Verhältnis von innerhalb eines Jahres ausgeschiedenen Mitarbeitern zum gesamten Personalbestand.
Ziel: Erkennen von Problemen bei der Mitarbeiterbindung.
Durchlaufzeit von Prozessen
Definition: Zeit, die für die Durchführung eines bestimmten Prozesses benötigt wird.
Ziel: Reduzierung der Durchlaufzeiten für effizientere Abläufe.
Umsatzrentabilität
Definition: Verhältnis von Gewinn zu Umsatz innerhalb einer Rechnungsperiode.
Ziel: Hinweise auf die Marktstellung des Unternehmens.
Die Auswahl der KPIs hängt davon ab, aus welcher Branche das Unternehmen kommt und welche konkreten Ziele verfolgt werden sollen. Die regelmäßige Überwachung und Analyse dieser KPIs sind entscheidend für die kontinuierliche Verbesserung und den langfristigen Erfolg des Unternehmens. Sie helfen dabei, den Überblick über die wichtigsten Aspekte der Wertschöpfung zu behalten und können dazu beitragen, die Effizienz und Qualität zu steigern.
In einem produzierenden Unternehmen können beispielsweise die folgenden KPIs wichtig sein
Gesamtanlageneffektivität
Definition: Misst die Effizienz von Produktionsanlagen unter Berücksichtigung von Verfügbarkeit, Leistung und Qualität.
Bedeutung: Maximierung der OEE, um die Produktionskapazität optimal zu nutzen.
Ausschussrate
Definition: Anteil der fehlerhaften oder unbrauchbaren Produkte im Verhältnis zur Gesamtproduktion.
Ziel: Minimierung der Ausschussrate, um die Produktqualität zu erhöhen.
Produktionsdurchlaufzeit
Definition: Zeit, die benötigt wird, um ein Produkt von der Auftragserteilung bis zur Fertigstellung zu produzieren.
Bedeutung: Reduzierung der Durchlaufzeit für schnellere Lieferungen und effizientere Produktion.
Rückverfolgbarkeit von Produkten
Definition: Fähigkeit, Produkte von der Herstellung aus Rohstoffen/Einzelteilen bis zur Auslieferung zurückzuverfolgen (z. B. anhand von Seriennummern).
Bedeutung: Sicherstellung der Qualität und schnelle Reaktion auf mögliche Qualitätsprobleme.
Lagerbestandsdauer
Definition: Wie oft der Lagerbestand während eines bestimmten Zeitraums erneuert wird.
Bedeutung: Erhöhung der Lagerumschlagshäufigkeit zur Reduzierung von Lagerkosten und Überbeständen.
Erstausbeute (First Pass Yield)
Definition: Anteil der fehlerfreien Produkte bei der ersten Produktion ohne Nacharbeit.
Bedeutung: Maximierung der Erstausbeute für effiziente Produktion und Kostenreduktion.
Maschinenauslastung
Definition: Prozentsatz der Zeit, in der Produktionsmaschinen tatsächlich in Betrieb sind.
Bedeutung: Maximierung der Maschinenauslastung zur Steigerung der Produktionskapazität.
Lieferzuverlässigkeit
Definition: Prozentsatz der Aufträge, die rechtzeitig und gemäß den vereinbarten Lieferterminen geliefert werden.
Bedeutung: Verbesserung der Lieferzuverlässigkeit für Kundenzufriedenheit.
Kosten pro Einheit
Definition: Gesamtkosten der Produktion geteilt durch die Anzahl der hergestellten Einheiten.
Bedeutung: Reduzierung der Kosten pro Einheit für verbesserte Rentabilität.
Rückrufquote
Definition: Anzahl der notwendigen Produkt-Rückrufe im Verhältnis zur Gesamtproduktion.
Ziel: Minimierung von Rückrufen durch verbesserte Qualitätskontrolle.
In Dienstleistungs- oder Handelsunternehmen können zum Beispiel die nachfolgenden KPIs relevant sein
RENTABILITÄT VON DIENSTLEISTUNGEN
Definition: Messung der Rentabilität jeder angebotenen Dienstleistung.
Bedeutung: Hilft dabei, nicht rentable Dienstleistungen zu identifizieren und Ressourcen auf rentable Bereiche zu konzentrieren.
Durchschnittlicher Umsatz pro Kunde
Definition: Durchschnittlicher Umsatz, den ein Unternehmen pro Kunde generiert.
Bedeutung: Ermöglicht die Identifikation von lukrativen Kunden und zeigt, wie gut das Unternehmen in der Lage ist, den Kundenwert zu maximieren.
Kundenbindungsrate
Definition: Prozentsatz der Kunden, die dem Unternehmen treu bleiben.
Bedeutung: Hohe Kundenbindung ist ein Zeichen für Kundenzufriedenheit und langfristigen Unternehmenserfolg.
Durchschnittliche Reaktionszeit
Definition: Durchschnittliche Zeit, die benötigt wird, um auf Kundenanfragen oder -beschwerden zu reagieren.
Bedeutung: Schnelle Reaktionszeiten verbessern die Kundenzufriedenheit und fördern das Vertrauen.
Dienstleistungsqualität
Definition: Messung der Qualität der erbrachten Dienstleistungen, oft basierend auf Kundenbewertungen oder internen Qualitätsstandards.
Bedeutung: Die Qualität der Dienstleistungen beeinflusst die Kundenzufriedenheit und den Ruf des Unternehmens.
Auslastung der Mitarbeiter
Definition: Prozentsatz der Arbeitszeit, die von Mitarbeitern für die Erbringung von Dienstleistungen genutzt wird.
Bedeutung: Hohe Mitarbeiterauslastung zeigt Effizienz, während niedrige Auslastung auf Optimierungsmöglichkeiten hinweisen kann.
Net Promoter Score (NPS)
Definition: Maß für die Bereitschaft der Kunden, das Unternehmen weiterzuempfehlen.
Bedeutung: Hohe NPS-Werte deuten auf zufriedene Kunden hin, die das Unternehmen aktiv weiterempfehlen.
Durchschnittlicher Umsatz pro Transaktion
Definition: Durchschnittlicher Umsatz, der bei jeder Kundeninteraktion erzielt wird.
Bedeutung: Ermöglicht die Identifikation von Upselling- oder Cross-Selling-Möglichkeiten, um den durchschnittlichen Transaktionswert zu steigern.
SERVICE LEVEL AGREEMENT (SLA) COMPLIANCE
Definition: Prozentsatz der Einhaltung von Service Level Agreements, die die Leistung und Qualität der Dienstleistungen festlegen.
Bedeutung: Zeigt die Effektivität der Dienstleistungsbereitstellung und die Fähigkeit, Kundenvereinbarungen einzuhalten.
Insgesamt ist die Kommunikation von Zielen und deren Akzeptanz durch Mitarbeitende entscheidend für die Schaffung einer kohärenten und leistungsstarken Arbeitsumgebung. Unternehmen, die in der Lage sind, ihre Ziele effektiv zu kommunizieren und eine breite Akzeptanz unter den Mitarbeitenden zu erreichen, schaffen eine wesentliche Grundlage für nachhaltigen Erfolg und Wachstum.