Die erste Bestandsaufnahme (auch als Gap-Analyse bezeichnet, weil die Lücken zwischen der tatsächlichen Situation und den Anforderungen der Norm beleuchtet werden) ist der entscheidende Auftakt, um die individuellen Anforderungen und Gegebenheiten Ihres Unternehmens zu verstehen. Hier erfahren Sie, wie wir diesen grundlegenden Schritt mit Ihnen gemeinsam angehen.
Unternehmensverständnis
Wir setzen uns ausführlich mit der Struktur, den Prozessen und den Zielen Ihres Unternehmens auseinander. Uns interessieren dabei besonders die Wünsche und Erwartungen Ihrer Kunden. Ein tiefgehendes Verständnis Ihrer Organisation bildet die Grundlage für alle weiteren Schritte.
Identifikation von Schlüsselprozessen
Wir setzen uns ausführlich mit der Struktur, den Prozessen und den Zielen Ihres Unternehmens auseinander. Uns interessieren dabei auch die Wünsche und Erwartungen Ihrer Kunden. Ein tiefgehendes Verständnis Ihrer Organisation bildet die Grundlage für alle weiteren Schritte.
Dokumentationsanalyse
Wir sichten, welche Dokumente bereits in Ihrem Unternehmen vorhanden sind, die für das QMS von Bedeutung sein können. Dies umfasst Prozessdokumentationen bestehend aus Verfahrensanweisungen, Arbeitsanweisungen und anderen relevanten Unterlagen.
Erfassung von Ressourcen
Eine detaillierte Bestandsaufnahme erfasst sämtliche Ressourcen, die für den Betrieb Ihres QMS relevant sind. Dazu gehören personelle Ressourcen, Technologien, Infrastruktur und andere Mittel, die einen Einfluss auf die Qualität haben können.
Analyse von Qualitätsleistung und Kundenfeedback
Wir analysieren die bisherige Qualitätsleistung Ihres Unternehmens und nehmen Kundenfeedback unter die Lupe. Dies bietet Einblicke in Stärken, Schwächen und mögliche Verbesserungspotenziale.
Abgleich mit den Anforderungen der Norm
Unsere Experten gleichen die bisherigen Praktiken und Dokumentationen mit den Anforderungen der DIN EN ISO 9001:2015 ab. Dieser Abgleich dient dazu, bestehende Stärken zu erkennen und gleichzeitig mögliche Lücken zu identifizieren.
Identifikation von Chancen und Risiken
Wir identifizieren Chancen, die Ihr Unternehmen nutzen kann, sowie Risiken, die den Erfolg Ihres QMS beeinträchtigen könnten. Dies bildet die Grundlage für eine umfassendere Risikoanalyse.
Bewertung von und Umgang mit Risiken
Die identifizierten Risiken werden systematisch bewertet und priorisiert. Dabei fließen Faktoren wie Eintrittswahrscheinlichkeit, potenzielle Auswirkungen und mögliche Gegenmaßnahmen in die Bewertung ein.
Rolle der Stakeholder
Die Beschäftigung mit interessierten Parteien („Stakeholdern“) und deren Bedürfnissen ist ein elementares Element eines Qualitätsmanagementsystems. Basierend auf Ihren Erfahrungen und Unternehmenszielen versuchen wir, zunächst die Erwartungen der relevanten Parteien zu verstehen und dann diese dann angemessen in Ihrem QMS zu berücksichtigen.
Dokumentation der Erkenntnisse
Alle Erkenntnisse, die wir während der Bestandaufnahme gewinnen, dokumentieren wir sorgfältig. Diese Dokumentation bildet nicht nur die Basis für die weiteren Schritte, sondern dient auch als Referenzpunkt während des gesamten Einführungsprozesses.
Kommunikation und Abstimmung
Wir setzen auf eine transparente Kommunikation und Abstimmung mit der Geschäftsleitung und mit Ihrem Team. Dies gewährleistet, dass alle relevanten Akteure in den Prozess einbezogen werden und ihre Perspektiven Berücksichtigung finden.
Die Dauer der Bestandsaufnahme hängt von vielen individuellen Faktoren ab:
- Größe und Komplexität des Unternehmens: Die Anzahl der Abteilungen, Standorte und Prozesse bestimmt den Umfang der Analyse und die Identifikation relevanter Stakeholder.
- Vorhandene Qualitätsprozesse und Standards: Der Reifegrad der bestehenden Qualitätsmaßnahmen, wie Arbeitsanweisungen, Kontrollsysteme oder KPIs, beeinflusst den Ausgangspunkt der Analyse.
- Qualitätsbewusstsein und Unternehmenskultur: Die Bereitschaft von Mitarbeitenden und Führungskräften, sich auf Qualitätsstandards auszurichten, bestimmt die Akzeptanz und Effektivität der Analyse.
- Branchenspezifische Anforderungen: In regulierten Branchen (z. B. Pharma, Automotive) sind zusätzliche branchenspezifische Normen oder Standards zu berücksichtigen.
- Vorhandene Zertifizierungen und Managementsysteme: Wenn das Unternehmen bereits andere Standards wie ISO 14001 (Umweltmanagement) oder ISO 27001 (Informationssicherheits-Management) umgesetzt hat, können diese Synergien für ein integriertes Managementsystem genutzt werden.
- Kundenerwartungen und externe Anforderungen: Anforderungen von Kunden oder Lieferanten an Produkt- oder Dienstleistungsqualität wirken sich auf die Bestandsanalyse aus.
- Rechtliche und regulatorische Vorgaben: Vorschriften, die die Qualität von Produkten oder Dienstleistungen betreffen, sind entscheidend für die Schwerpunkte der Analyse.
- Unternehmensziele und -strategie: Die strategische Ausrichtung, wie z. B. der Wunsch nach Marktexpansion, Innovation oder Verbesserung der Kundenzufriedenheit, beeinflusst die Prioritäten der Gap-Analyse.
- Verfügbarkeit von Dokumentation und Daten: Eine fundierte Analyse erfordert Zugriff auf vorhandene Prozesse, Verfahrensanweisungen, Auditberichte und andere qualitätsbezogene Unterlagen.
- Interne und externe Kommunikation: Die Fähigkeit des Unternehmens, relevante Informationen entlang der Wertschöpfungskette auszutauschen, kann die Effektivität des zukünftigen QMS beeinflussen und sollte Teil der Analyse sein.
- Bestehende Risiken und Chancen: Die Identifikation von Qualitätsrisiken und potenziellen Verbesserungsmöglichkeiten bildet die Grundlage für die Entwicklung eines robusten QMS.
- Managementunterstützung: Der Grad des Engagements der obersten Leitung beeinflusst, wie tiefgehend und effektiv die Analyse durchgeführt werden kann.
Unter Berücksichtigung dieser Aspekte dauert eine professionelle Bestandsanalyse unserer Erfahrung nach 1 Tag in kleinen Unternehmen, 2 bis 3 Tage in mittelständischen und 3 bis 5 Tage in größeren Unternehmen. Nach einem ersten persönlichen Gespräch, das idealerweise bei Ihnen vor Ort stattfindet und für Sie kostenlos ist, teilen wir Ihnen unsere Einschätzung zum benötigten Zeitumfang mit.
Mit der Durchführung der Gap-Analyse schaffen wir eine fundierte Grundlage für die folgende Entwicklung und Umsetzung Ihrer Qualitätsstrategie, die nicht nur die internen Abläufe und die Kundenzufriedenheit verbessert, sondern auch Vertrauen bei Kunden und Partnern fördert.
Sprechen Sie uns einfach an, wenn Sie Fragen zu unserem Vorgehen haben oder mehr zum Thema Gap-Analyse oder Qualitätsmanagement erfahren möchten.