Die sorgfältige Dokumentation und Dokumentenlenkung sind essenziell für ein effektives Qualitätsmanagement nach DIN EN ISO 9001:2015. Wir verstehen, dass klare und transparente Dokumentation nicht nur eine Normanforderung ist, sondern auch die Grundlage für den reibungslosen Ablauf Ihrer Prozesse bildet.
Identifikation und Klassifizierung von Dokumenten
Wir unterstützen Sie bei der Identifikation und ggf. Klassifizierung aller relevanten Dokumente in Ihrem Qualitätsmanagementsystem. Dies umfasst nicht nur Verfahrensanweisungen und Handbücher, sondern auch Formulare, Aufzeichnungen, Schulungsunterlagen und andere Informationen.
Erstellung und Pflege von Dokumenten
Die Norm (und wir) legen großen Wert darauf, dass Dokumente klar verständlich, präzise und aktuell sind. Unser Ansatz beinhaltet Prozesse zur regelmäßigen Überprüfung und Aktualisierung von Dokumenten, um sicherzustellen, dass sie stets den aktuellen Anforderungen entsprechen.
Versionskontrolle
Jedes Dokument durchläuft einen Lebenszyklus, und Versionen können sich ändern. Wir implementieren mit Ihnen effektive Mechanismen zur Versionskontrolle, um sicherzustellen, dass Mitarbeiter stets auf die aktuellsten Dokumente zugreifen und arbeiten.
Zugriffsberechtigungen und -kontrolle
Der Zugriff auf bestimmte Dokumente sollte auf diejenigen Mitarbeiter beschränkt sein, die dazu berechtigt sind. Wir setzen auf klare Zugriffsrechte und Kontrollmechanismen, um die Integrität und Vertraulichkeit Ihrer Dokumente zu gewährleisten.
Schulung und Bewusstseinsbildung
Eine effektive Dokumentenlenkung erfordert das Bewusstsein und die Schulung aller Mitarbeiter. Wir implementieren gemeinsam mit Ihnen Schulungsprogramme, um sicherzustellen, dass alle Teammitglieder die Bedeutung von Dokumentation verstehen und sich sicher in Ihrem Qualitätsmanagementsystem bewegen können. In Gesprächen mit Geschäftspartnern oder externen Audits präsentieren Sie sich so stets strukturiert und souverän.
Integration von elektronischen Dokumentenmanagement-Systemen
Moderne Technologien bieten effiziente Möglichkeiten zur Digitalisierung und Dokumentenlenkung. Wir begleiten Sie auf Wunsch von der Identifikation von für Sie geeigneten Dokumentenmanagement-Systemen bis zur Integration in Ihren Geschäftsalltag, um den Prozess der Dokumentenlenkung zu automatisieren und zu erleichtern.
Audits und Überprüfungen
Die Dokumentation ist nicht nur für interne Zwecke, sondern auch für Audits und Überprüfungen von entscheidender Bedeutung. Wir unterstützen Sie dabei, vorbereitet und nachvollziehbar für externe Prüfungen zu sein.
Dokumentation und Dokumentenlenkung sind mehr als bürokratische Aufgaben – sie bilden das Rückgrat eines effektiven Qualitätsmanagements und eines strukturiert arbeitenden Unternehmens. Unsere Beratung ist darauf ausgerichtet, diese Prozesse so zu gestalten, dass sie nicht nur den Anforderungen der Norm entsprechen, sondern auch aktiv zur Verbesserung der Prozessqualität und -effizienz beitragen.