Die Zertifizierung ist ein mehrstufiger Prozess, bei dem die Wahl der Zertifizierungsstelle und eine Abstimmung über den Zeitplan direkt zu Beginn im Projekt berücksichtigt werden sollten. Nach der Implementierung wird intern durch Audits und Managementbewertungen geprüft, ob Ihr UMS die erforderliche Zertifizierungsreife hat. Wenn dies festgestellt wurde, kann die externe Zertifizierung eingeleitet werden.

Interne Audits

Interne Audits werden mitunter als lästige Normanforderung abgetan, sollten aber als wichtige Elemente zur Positionsbestimmung und für kontinuierliche Verbesserung verstanden werden. Da sie vorgeschrieben sind, führt ohnehin kein Weg an ihnen vorbei, so dass sie ebenso gut sinnvoll genutzt werden können. Interne Audits dienen als wirksames Instrument zur Überwachung der Prozesseffektivität und gewährleisten, dass Ihr UMS den Anforderungen der Norm in vollem Umfang entspricht. Wir führen Audits systematisch durch und identifizieren neben Verbesserungspotenzial auch Schwachstellen und Effizienzlücken. So stellen wir sicher, dass alle Abläufe in Ihrem Unternehmen im Einklang mit Ihren Umweltmanagementzielen sind und die gewünschten Ergebnisse erzielen.

Wir erstellen ein detailliertes Auditprogramm, das die zu prüfenden Bereiche, Verantwortlichkeiten und den Zeitrahmen unter Risikogesichtspunkten und Ihren individuellen Voraussetzungen festlegt. Wir konzentrieren uns auf die definierten Kriterien und zugehörigen Normenanforderungen, um Audits effizient und zielführend durchzuführen. Dabei legen wir Wert auf eine praxisnahe Herangehendweise und faire, objektive Bewertungen. Wir identifizieren sowohl konforme Praktiken als auch potenzielle Abweichungen von den festgelegten Standards sowie Möglichkeiten zur Optimierung. Diese werden in einem detaillierten Auditbericht dokumentiert, um gezielte Maßnahmenpläne für Verbesserungen zu entwickeln. Nach jedem Audit geben wir außerdem umfassendes Feedback an die Geschäftsleitung, die UMS-Verantwortlichen und, sofern gewünscht, an die betroffenen Abteilungen. Dies fördert die Transparenz und ermöglicht es, gemeinsam an Lösungen für festgestellte Verbesserungsmöglichkeiten und Herausforderungen zu arbeiten.

Interne Audits fördern eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung in Ihrem Unternehmen. Mitarbeiter werden sensibilisiert, Prozesse aktiv zu hinterfragen und konstruktive Vorschläge einzubringen. Die systematische Durchführung interner Audits bereitet Ihr Unternehmen optimal auf externe Zertifizierungsaudits vor. Ein bereits etablierter Auditprozess schafft Vertrauen bei Mitarbeitenden und erleichtert die externe Zertifizierung. Zudem sind interne Audits ein gutes Instrument für wirksames Risikomanagement. Durch die frühzeitige Identifikation von Risiken können präventive Maßnahmen ergriffen werden, um auf negative Veränderungen schneller zu verhindern, aber auch, um erkannte Chancen zu nutzen.

Externe Audits

Die Prüfung Ihrer UMS-Dokumentation ist ein wichtiger Bestandteil dieses Prozesses. Wir stellen sicher, dass alle erforderlichen Dokumente bereitgestellt werden und den Normenanforderungen entsprechen. Handelt es sich um eine Erstzertifizierung, wird die Zertifizierungsgesellschaft zunächst in der ersten Stufe unter anderem prüfen, was der Anwendungsbereichs Ihres Managementsystems ist, welche Standorte zertifiziert werden sollen, welches Verständnis der Normanforderungen hinsichtlich Ihrer Kernprozesses im Unternehmen vorhanden ist, ob interne Audits und Managementbewertungen durchgeführt wurden und welche Aspekte allgemein für die Zertifizierung bedeutsam sind. Hierbei handelt es sich um eine reine Dokumentenprüfung, die nicht vor Ort stattfindet.

Falls im Audit der Stufe 1 bedeutende Schwachstellen festgestellt wurden, müssen diese bis zum Beginn des Audits der Stufe 2 behoben werden. In der ersten Stufe wird also zunächst festgestellt, dass die Dokumentation Ihres Managementsystems grundlegend mit der Norm konform zu sein scheint und Ihr Unternehmen bereit für die Zertifizierung ist. Anschließend prüfen Auditoren in der zweiten Stufe der Zertifizierung anhand von den dokumentierten Informationen, die Sie bereit gestellt haben, wie Ihr UMS in der Praxis angewandt wird und wie die Normanforderungen im Einzelfall konkret erfüllt werden. Dies erfolgt in der Regel vor Ort u. a. durch Gespräche mit Mitarbeitenden, Einsichtnahmen, Beobachtungen sowie durch Begehung relevanter Bereiche. 

Wir stehen Ihnen natürlich auch während des externen Zertifizierungsaudits zur Seite. Unsere Experten begleiten Sie auch auf Wunsch vor Ort, um sicherzustellen, dass der Prozess reibungslos verläuft. Wir unterstützen Sie gerne vor und während der Zertifizierung bei der Kommunikation mit den Auditoren, um die tatsächlich benötigten und relevanten Informationen bereitzustellen. 

Das Audit der Stufe 2 erfolgt auf Basis des Auditplans und beginnt mit einem Eröffnungsmeeting, in dem die organisatorischen Aspekte geklärt werden. Die Begrüßung der Auditoren durch die oberste Leitung (= Geschäftsleitung) und die Anwesenheit der Verantwortlichen für das UMS sollte dabei selbstverständlich sein. Zu den Vorbereitungen gehört auch, dass Sie die Belegschaft rechtzeitig vorab über die Audittermine informieren, einen geeigneten Raum für die Dauer des gesamten Audits bereitstellen und z. B. auf Sauberkeit im Betrieb achten. Wir sensibilisieren Sie und Ihre Mitarbeiter, welche Aspekte unserer Erfahrung nach im Fokus stehen und bereiten Sie umfassend auf das Audit vor. 

Im Rahmen des Audits werden u. a. Mitarbeiterinterviews durchgeführt, um festzustellen, wie das UMS in der Praxis angewendet wird. Bei einem Rundgang verschaffen sich die Auditoren zusätzlich einen eigenen Eindruck vom Unternehmen und von der Umsetzung der Normanforderungen (z. B. betriebsbezogene Steuerungsmaßnahmen, Waste Management, Notfall- und Sicherheitsvorrichtungen, etc.). Die Auditoren identifizieren so konforme Praktiken sowie potenzielle Abweichungen von den Anforderungen der Norm. Zum Ende des Audits findet ein Abschlussmeeting statt, in dem die Ergebnisse und Erkenntnisse mit Ihnen und den zuvor benannten Verantwortlichen für das UMS besprochen werden. Die Ergebnisse werden in einem schriftlichen Auditbericht festgehalten, den Sie nach einer internen Prüfung von der Zertifizierungsstelle erhalten werden. Falls Abweichungen identifiziert und im Auditbericht kommuniziert wurden, unterstützen wir Sie gerne bei der Entwicklung eines Maßnahmenplans zur Behebung dieser Abweichungen (je nach Art der Abweichung gibt es unterschiedliche Fristen zur Behebung). 

Die Zertifizierungsgesellschaft prüft alle vor und während des Audits gesammelten Informationen einschließlich des Auditberichts und entscheidet dann über die Erteilung des Zertifikats - dies tut nicht der Auditor selbst. Wenn die Normanforderungen erfolgreich umgesetzt wurden, wird das Zertifikat offiziell ausgestellt. Die Gültigkeitsdauer beträgt drei Jahre. In dieser Zeit erfolgen zwei jährliche Überwachungsaudits, im dritten Jahr findet dann das Re-Zertifizierungsaudit statt.

Die externe Zertifizierung nach DIN EN ISO 14001:2015 ist ein bedeutender Meilenstein für Ihr Unternehmen. Wir unterstützen Sie dabei, diesen Prozess erfolgreich zu durchlaufen und die offizielle Anerkennung für Ihr Umweltmanagementsystem zu erhalten. Sprechen Sie uns einfach an, wenn Sie mehr erfahren und die Grundlage für die Zertifizierung Ihres Unternehmens schaffen möchten.